Proceso de Organización y diseño estructural

ORGANIGRAMA

Confeccionamos un organigrama piramidal vertical (IRAM ACTUAL). Nuestra organización, cuenta con un gerente general y esta departamentalizada con un agrupamiento por tiempo (según los turnos en los que trabaja nuestro personal, que son turno tarde y mañana). 

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

                             Estructura simple de Mintzberg

El CENTRO DE COPIADO A4 es una organización joven y pequeña de tipo familiar que sigue una estructura simple. Es decir, que es una estructura poco elaborada que no cuenta con staff de apoyo ni tecnoestructura. Cuando nuestra organización necesita los servicios que serian prestados por la tecnoestructura o el staff de apoyo, los contratan. Como por ejemplo, la contabilidad de la organización es llevada a cabo por un estudio contable terciarizado. También contamos con una persona (contratada, pero que no forma parte de la organización) que se encarga de la limpieza y el mantenimiento del local, así como un grupo de personas que concurre a nuestro negocio como mínimo una vez por mes para realizar el mantenimiento de las máquinas.

La estructura de nuestra organización esta formada por:

CUMBRE ESTRATEGICA.  

La cumbre estratégica es el elemento fundamental  en nuestra organización.

Es representada por la figura del gerente general (padre) que se encarga de la conducción de la organización. Es el que lleva a cabo el proceso de planeamiento estratégico, o sea es el encargado de elaborar las estrategias y los objetivos corporativos así como de la visión, la misión y los valores de la organización.

Diseña el plan de acción que será transmitido a los subordinados; de esa manera cada miembro de la organización cumplirá con las responsabilidades que les fueron asignadas teniendo como objetivo cumplir con la misión propuesta respetando los valores de la organización.

El gerente general es el encargado de identificar todas las funciones que se llevarán a cabo dentro de la organización así como del diseño de los puestos de cada empleado e integrante y del proceso de selección del personal(que incluye elegir a las personas que éste considere que cumplen con las condiciones y requisitos necesarios para formar parte de su empresa y cumplir con las funciones requeridas, así como el buen desenvolvimiento, cordialidad con los clientes y buena predisposición para trabajar). Debe controlar que todo se este desarrollando de manera correcta en la organización, y si llega a encontrar alguna desviación, corregirla.

Es el encargado de negociar con los proveedores para asegurarles a los demás miembros de la organización los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades asignadas a cada uno de ellos, así como la calidad adecuada para brindar el tipo de servicios que CENTRO DE COPIADO A4 acostumbra.

También se encarga de negociar con las entidades financieras para lograr el respaldo de estas a la hora de obtener algún crédito.

Es el que se ocupa de coordinar todas las actividades que se llevan a cabo en la organización.

El gerente general de nuestra organización no cuenta con ningún titulo especializado en administración o management. Ocupa el puesto de gerente general o administrador por ser el dueño de la misma.

LINEAS MEDIAS O MANDOS MEDIOS:

ENCARGADOS

CENTRO DE COPIADO A4 al ser una organización pequeña, no cuenta con una línea media muy desarrollada. La misma esta integrada por dos encargados, cada uno responsable de la supervisión de las actividades en sus respectivos turnos, de controlar el stock y confeccionar las notas de pedidos para poder realizar las compras a los proveedores y responsables de administrar la caja y del cierre de la misma cuando finaliza su horario de trabajo. Cada encargado tiene a su cargo a 3 (tres) empleados a los que deben controlar para que realicen sus actividades de la manera adecuada, teniendo la  debida asistencia y puntualidad. En nuestra organización los dos encargados son los hijos del dueño, por lo que tienen un trato, relación y comunicación muy cordial e informal basándose en el mecanismo de coordinación con la cumbre estratégica de ajuste mutuo. Asimismo no cuentan con ninguna destreza o conocimiento en particular.

Cada encargado deberá informar al otro de las actividades del día y semana; en caso de encontrarse con problemas, plantearlos juntos, reportarlos al gerente general y ver las posibles y mejores formas de resolverlos ya que éste último es que el que va a tomar las decisiones.

Luego, siguiendo nuestro organigrama nos encontramos en última instancia al núcleo operativo (empleados de atención al cliente).

NUCLEO OPERATIVO

EMPLEADOS DE ATENCIÓN AL CLIENTE 

El gran reto de ellos es el de conseguir que el cliente se sienta satisfecho con sus necesidades cubiertas, esto significa potenciar dentro de la empresa una “cultura cliente” para lo que el personal debe tener una actitud positiva, con un gran sentido de la responsabilidad y con formación suficiente para poder comunicar a los clientes todos los intangibles que nuestra organización ofrece.

Para ellos debe cumplir las tareas principales que hacen al ente, como: sacar fotocopias para los clientes que concurren a nuestro local diariamente, cumplir con los pedidos de los clientes más importante y exigentes.  Encargarse principalmente, como mencionamos en el párrafo anterior, de que el cliente se sienta satisfecho con nuestros servicios y así asegurarnos que nos elegirá nuevamente.

En si, son los encargados de la venta del servicio prestado por A4, son los que llevan a cabo el plan de acción predispuesta por el gerente de la organización.

Los empleados deberán  cumplir con las órdenes establecidas por sus superiores, están bajo control y supervisión de estos constantemente, para que cumplan con sus actividades.

No es necesario que estos empleados posean algún tipo de conocimiento o destreza en particular. Sólo deben ser amables, cordiales y correctos con los clientes.

Como hemos analizado dentro de nuestra organización, vemos que al poseer una estructura simple, los mecanismos de coordinación  predominantes  son el de Ajuste Mutuo, ya que la coordinación del trabajo se da por el simple proceso de comunicación informal que existe entre nuestros empleados; y a la vez encontramos una Supervisión Directa ya que los encargados supervisan o controlan las actividades de sus subordinados.